2016 hat die Berliner Newsroom GmbH als Dienstleister die publizistische Gesamtverantwortung für die Berliner Zeitung und den Berliner Kurier übernommen. Dadurch produziert das Unternehmen übergreifend die Printversionen beider Zeitungen, sämtlicher digitaler Kanäle, Formate und der Entwicklung innovativer Produkte. Neue Arbeitsumfelder und Formen der Zusammenarbeit wurden geschaffen. Doch das brachte auch Probleme bei der Personaleinsatzplanung mit sich:
Verschiedene Teams sowie deren Personalanforderungen mussten für beide Zeitungen abgebildet werden können
Es war zwingend erforderlich, dass die Software gemäß den Datenschutz- und IT-Richtlinien des Unternehmens funktionierte
Alles musste übersichtlich sein – sowohl für Redakteure und Journalisten, aber auch Assistenten, Grafiker, Layouter und freie externe Mitarbeiter
„Ich sehe sofort auf einen Blick, wie die Teams besetzt sind und wo es Engpässe gibt. Zudem ist es ein erheblicher Vorteil, dass ich schnell umplanen und die Planungsprozesse zügiger durchlaufen kann.“
Jan Schmidt, Newsroom Manager
Das Problem
Die Einsatzplanung erfolgte zuvor unter anderem über Excel-Tabellen. Bei kurzfristigen Ausfällen und Schichtänderungen waren daher viele Telefonate mit Mitarbeitern notwendig, um die Arbeit zu koordinieren. War dieses Problem behoben, tauchte jedoch ein neues auf: Die Planer mussten erneut alle Mitarbeiter von den Änderungen auf den ausgedruckten Plänen in Kenntnis setzen. Newsroom suchte also eine Lösung, die nicht nur die Planung der Schichten, sondern zugleich auch die entsprechende Kommunikation rund um die Einsatzplanung vereinfachte.
Die Lösung
Seit 2017 setzt Newsroom nun auf unsere cloudbasierte Softwarelösung, um so die Einsätze von rund 150 Mitarbeitern zu koordinieren. Besonders wichtig dabei: Die Software ist konform mit den Datenschutz- und IT-Richtlinien des Unternehmens. Zudem lassen sich verschiedene Teams sowie deren Personalanforderungen und Schichten übersichtlich abbilden. Aufwendige Absprachen entfallen und jeder Mitarbeiter kann bei Bedarf auf Benachrichtigungen direkt und ich Echtzeit reagieren. Das spart Zeit: So können kleinere Teams von fünf bis sechs Leuten sich sogar komplett selbst organisieren.
Das Resultat
Durch die hohe Transparenz der Software haben die Planungsleiter nun mehrere Vorteile: Viele Mitarbeiter arbeiten mittlerweile teamübergreifend, da sie bei shyftplan genau sehen können, in welchem Ressort bzw. in welcher Schicht und mit wem sie arbeiten. Dank shyftplan weiß jeder sofort, wer sein Ansprechpartner und seine Mitstreiter für den Abend sind.
Neben dem Abwesenheitsmanagement in Echtzeit bietet shyftplan viele weitere Vorteile für Newsroom:
hohe Transparenz innerhalb der Schichtbelegungen fördert die Eigenbestimmung der Mitarbeiter und vereinfacht Prozesse
außerplanmäßig gearbeitete Schichten gehen nicht verloren, da die Mitarbeiter sich auch rückwirkend auf gearbeitete Schichten bewerben können
übersichtliches Abwesenheitsmanagement ermöglicht rechtzeitige und einfache Abstimmungen in Echtzeit
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Sascha Saro
Integrationsexperte
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