Schichtplan
Schichtplan: Definition, Geschichte & Datenschutz
Manuell mit Excel oder Automatisch mit Software - Schichtplanung ist ein komplexes Thema, das Sie in der Personaleinsatzplanung (PEP) effizient einsetzen sollten. Das funktioniert aber auch nur, wenn Sie sich richtig auskennen.
Damit Sie den Überblick zwischen Datenschutz, rechtlichen Rahmenbedingungen und den verschiedenen Schichtsystemen nicht verlieren, haben wir im folgenden Artikel das Grundwissen für Sie zusammengefasst.
Inhaltsangabe
- Was ist ein Schichtplan?
- Wie erstelle ich einen Schichtplan?
- Welche rechtlichen Rahmenbedingungen müssen bei der Erstellung eines Schichtplans beachtet werden?
- Gilt für den Schichtplan Datenschutz?
- Wie hilft mir ein Schichtplan bei der Personalplanung?
- Schichtplan, Software oder Excel, welche Einsatzweise ist für mein Unternehmen am effizientesten?
- Welche Optionen habe ich zur Planung eines Mehrschichtsystems?
- Fazit
Was ist ein Schichtplan?
Ein Schichtplan ist ein Werkzeug der Personaleinsatzplanung (PEP). Er stellt Schichten und Arbeitszeiten übersichtlich und gesammelt an einem Ort dar. Im Schichtplan wird eingetragen, welche Mitarbeiter zu welchen Zeiten im Unternehmen sind und mit welchen Aufgaben sie sich befassen. Der Schichtplan dient dem Zweck, Mitarbeiter möglichst effektiv und ergonomisch einzusetzen. Ein guter Schichtplan, der das erfüllt, trägt zur Verbesserung der Leistungsqualität bei und damit auch zum Erreichen von Unternehmenszielen. Der Arbeitgeber ist zwar berechtigt, darüber zu entscheiden, wann Arbeitnehmer ihre Leistung erbringen, sie aber auch dazu verpflichtet, die Interessen der Arbeitnehmer mit einzubeziehen. Deswegen ist der Schichtplan oder zumindest seine Rahmenbedingungen in den meisten Unternehmen genehmigungspflichtig. Nachdem ein Schichtplan erstellt wurde, haben Betriebsrat und Arbeitnehmervertreter ein Mitbestimmungsrecht.
Sie wollen direkt in ein konkretes Praxisbeispiel einsteigen? Kostenloses Whitepaper: "Schichtplanung 4.0 bei der Siemens AG - Wie Digitalisierung und Mitarbeiterzufriedenheit zusammenhängen"
Sie wollen sehen wie Ihnen shyftplan bei Ihrer Schichtplanung konkret helfen kann?
Wie erstelle ich einen Schichtplan?
Ein Schichtplan lässt sich aufgrund steigender Komplexität und Anzahl der zu berücksichtigenden Faktoren nicht mehr manuell mit einer Tabellenkalkulation wie Excel erstellen. Hinzu kommt die hohe Schwankungen vieler Märkte und Branchen. In der Produktion muss der Dienstplan oftmals innerhalb einer Woche oder eines Arbeitstages an die Auftragslage oder kurzfristige Mitarbeiterausfälle angepasst werden. Eine starre Planung auf Basis einer Excel-Liste wird diesen Anforderungen nicht gerecht. Mit Hilfe einer Software für Personaleinsatzplanung lässt sich die gewünschte Flexibilität sowie eine bedarfs- und mitarbeiterorientierte Arbeitszeitgestaltung erzielen. Folgende Faktoren sollte eine solche Lösung berücksichtigen:
Welche rechtlichen Rahmenbedingungen müssen bei der Erstellung eines Schichtplans beachtet werden?
Es gibt einige Aspekte, die unbedingt zu beachten sind, wenn die Schichtplanung gelingen soll. Allen voran müssen gesetzliche Regelungen eingehalten werden. Ganz grundsätzlich besteht in Deutschland eine Begrenzung der täglichen Arbeitszeit auf maximal acht Stunden. In Ausnahmefällen kann diese auch höher liegen, wie zum Beispiel in Krankenhäusern, wo auch 24-Stunden-Schichten nicht unüblich sind. Im Normalfall sind es jedoch acht Stunden, die als durchschnittliche Arbeitszeit pro Tag in einem Zeitraum von 24 Wochen nicht überschritten werden dürfen.
Ebenso wichtig für die Planung eines gesetzeskonformen Schichtplans sind die Pausen und Ruhezeiten.
Ab einer Arbeitszeit von sechs Stunden, müssen sich die Mitarbeiter eine Pause von mindestens 30 Minuten nehmen. Bei mehr als neun Stunden muss die Pause mindestens 45 Minuten betragen. Nach Feierabend muss eine Ruhezeit von mindestens elf Stunden eingehalten werden. Pausen und Ruhezeiten müssen dabei richtig geplant, aber natürlich auch befolgt werden. Hier kann eine intuitive, digitale Zeiterfassung von großer Hilfe sein. Mitarbeitern wird es erleichtert ihre Pausen zu erfassen und gleichzeitig sind sie direkt im System hinterlegt und einsehbar, sollte eine Prüfung anstehen. Natürlich gibt es auch hier einige Branchen und Einrichtungen, bei denen Ausnahmen bestehen können. Hierzu zählen Gastronomie, Pflege, Bereitschaftsdienst und Krankenhäuser. Bei ihnen kann es auch Ausnahmen bezüglich des §9 ArbZG geben, laut dem Sonn- und Feiertage beschäftigungsfrei sind. Abgesehen von den schon genannten Branchen können Abweichungen dabei auch in mehrschichtigen Betrieben mit Tag- und Nachtschichten auftreten. So können Beginn oder Ende der Sonn- und Feiertagsruhe um bis zu sechs Stunden vor- oder zurückverlegt werden.
Gilt für den Schichtplan Datenschutz?
Ein Schichtplan enthält personenbezogene Daten, seine Funktionalität basiert darauf. Zu diesen Daten gehören unter anderem der Klarname, die Adresse und das Geburtsdatum, aber auch die Arbeitszeiten, Abwesenheiten, wie Urlaubs- und Krankheitstage, sowie Überstunden. Die Daten aus dem Schichtplan dürfen deshalb innerhalb eines Unternehmens nicht einfach veröffentlicht werden. Die Privatsphäre muss aus datenschutzrechtlichen Gründen gewahrt bleiben. Das bedeutet natürlich auch, dass sichergestellt werden muss, dass nur Mitarbeiter mit entsprechenden Berechtigungen, auf diese Informationen zugreifen können. Diese Befugnis muss ein Unternehmen verwalten und regelmäßig aktualisieren. Sind Zugriffs- und Sichtrechte verteilt und der Datenschutz betrieblich gesichert, bleibt es den Mitarbeitern natürlich selbst überlassen, mit welchen Kollegen sie persönliche Daten oder Überstunden, Arbeitszeiten und Urlaubstage auch über den eigenen Arbeitsbereich hinaus teilen wollen. Lese hierzu auch unseren Artikel zu
Wie hilft mir ein Schichtplan bei der Personalplanung?
Der Schichtplan ist ein entscheidender Bestandteil der Personalplanung. Er ermöglicht eine effektive und auf den Bedarf angepasste Planung des Personals trotz ihrer Komplexität und unter Berücksichtigung aller relevanten Faktoren. Die richtigen Mitarbeiter, mit den richtigen Qualifikationen, sind dank der Schichtplanung zur richtigen Zeit am richtigen Ort im Unternehmen. Um die Mitarbeiter zu motivieren und optimale Leistungen zu erhalten, müssen ihre Bedürfnisse bei der Planung berücksichtigt werden. Hauptaugenmerk sollte dabei auf ihrer Gesundheit liegen, unterstützend kann hier z.B. eine optimale Schichtrotation wirken. Dabei müssen natürlich auch Voll-, Teilzeit- und Minijobs koordiniert werden. Übersicht verspricht auch hier der Schichtplan.
Schichtplan Software oder Excel?
All diese Faktoren gleichzeitig in Excel zu berücksichtigen, ist ein Kampf gegen Windmühlen und in seiner Komplexität ungemein zeitaufwendig. Aus diesem Grund sollte ein Online-Schichtplan her, welcher den Arbeitgebern die Koordination einfach und schnell ermöglicht und ihnen, aber auch den Mitarbeitern, eine klare Übersicht der zu leistenden Schichten bietet.
Welche Optionen habe ich zur Planung eines Mehrschichtsystems?
Mehrschichtsysteme werden branchenübergreifend angewendet und dann eingesetzt, wenn mehrere Schichten nacheinander geplant werden müssen. Wichtig zu wissen ist jedoch, dass Mehrschichtsysteme auf verschiedene Arten einsetzbar sind. 2-, 3-, 4-, 5-, Schichtmodelle und Vollkonti-Schichtmodelle sind verschiedene Arten der Mehrschichtsysteme. Interessant ist, dass jedes Vollkonti System ein Mehrschichtsystem ist, jedoch ist nicht jedes Mehrschichtsystem ein Vollkonti Schichtsystem.
Zur Planung eines Mehrschichtsystems können z.B. 2-,3-, 4-, 5-Schichtsystem und als Aufsatz zusätzlich das rollierende Schichtsystem angewendet werden, z.B. wird ein 2 Schichtmodell angewendet und die zugeteilten Mitarbeiter rollieren dann immer durch die jeweiligen Schichten.
Dazu kommt, dass das rollierende Schichtsystem in vorwärts rollierendes Schichtsystem und rückwärts rollierendes Schichtsystem unterscheidet. Wichtig zu verstehen ist, dass sich das Model zyklisch wiederholt. Daher wird es rollierendes Schichtsystem oder rollendes Schichtsystem genannt.
Fazit
Letztendlich sollten Sie Ihr Unternehmen gut analysieren und auf die entscheidenen Kennzahlen achten, um herauszufinden, welches von den verschiedenen Schichtsystemen bei Ihnen am sinnvollsten einsetzbar ist. Nachdem Sie diesen Schritt abgeschlossen haben, können Sie entscheiden, ob Sie zusätzlich ein rollierendes Schichtsystem implementieren wollen und können.