Schichtplanung im 5-Schichtsystem: 5 Tipps für optimale Ergebnisse
Erfahren Sie, wie Sie die Effizienz in Ihrem Unternehmen mithilfe des 5-Schichtsystems steigern und ob dieses Modell zu Ihnen passt.
Die Wahl des richtigen Schichtmodells und dessen Umsetzung sind entscheidend, um einen reibungslosen Betrieb rund um die Uhr sicherzustellen – besonders in der herstellenden Industrie. Lesen Sie hier, ob sich das 5-Schichtsystem für Ihr Unternehmen eignet und wie Sie es nutzen können, um die Produktivität und Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter zu maximieren.
Inhaltsverzeichnis
Was ist ein 5-Schichtsystem?
Das 5-Schichtsystem ist ein Schichtarbeitssystem für Unternehmen, die einen durchgehenden Betrieb sicherstellen müssen. Es bedeutet nicht zwangsläufig, dass es fünf Schichten pro Tag gibt. Wie bei anderen Schichtmodellen bleiben meist die klassischen Früh-, Spät- und Nachtschichten erhalten. Der Unterschied liegt darin, dass die Mitarbeiter in fünf Schichtgruppen eingeteilt werden. Diese Gruppen rotieren nach einem festgelegten Plan durch die verschiedenen Schichten.
Für welche Branchen eignet sich das 5-Schichtsystem?
Das 5-Schichtsystem wird meist in vollkontinuierlich arbeitenden Unternehmen eingesetzt. In modernen Unternehmen ab 200 Mitarbeitern gilt dieses System als neuer Standard. Es ist besonders effektiv in Branchen, in denen Produktionsanlagen entweder nicht abgeschaltet oder nur mit hohen Kosten gestoppt werden können. Dazu gehören die Industrieproduktion und die Energieversorgung. Auch im Gesundheitswesen und bei Notfalldiensten kommt das 5-Schichtsystem zum Einsatz. Es sorgt für einen ununterbrochenen Betrieb und schnelle Reaktionszeiten bei Notfällen.
Was spricht für das 5-Schichtsystem?
Das 5-Schichtmodell ermöglicht es, durch gezielte Über- oder Unterdeckung eine flexible Reserve an Mitarbeitern bereitzustellen. Dafür gibt es zwei gängige Methoden. Zum einen die Unterdeckung und das Ausschreiben der verbleibenden Schichten und zum anderen die Überdeckung mit einer tariflich vereinbarten Anzahl an Schichten, die kurzfristig abgesagt werden. Das macht das 5-Schichtsystem flexibler als andere Schichtsysteme und trägt zur Effizienz im Schichtbetrieb bei.
Unterschied zum 4-Schichtsystem
Viele moderne Industrieunternehmen mit vollkontinuierlichem Betrieb setzen auf 5-Schichtmodelle, um flexibel und effizient zu planen. Allerdings gibt es Situationen, in denen ein Vollkonti-Betrieb weniger sinnvoll ist – zum Beispiel, wenn am Wochenende keine Nachfrage besteht oder tarifliche Gründe gegen die Wochenendarbeit sprechen. Oft ist dies in der Lebensmittelproduktion oder in der Kleinserienfertigung der Fall. Hier wird häufig auf ein 4-Schichtsystem gesetzt. Da im 5-Schichtsystem in der Regel mehr Schichten ausgeschrieben werden als im 4-Schichtsystem, ergibt sich mehr Flexibilität sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Planer.
Herausforderungen im 5-Schichtsystem
Eine Herausforderung im 5-Schichtsystem ist die Gestaltung des passenden Schichtplans. Dieser muss sowohl gesetzliche Vorschriften als auch die Bedürfnisse der Mitarbeiter erfüllen. Die komplexe Struktur dieses Systems führt zu einem erhöhten administrativen Aufwand. Es erfordert eine präzise Koordination der Arbeitszeiten, um alle gesetzlichen Pausen- und Ruhezeiten einzuhalten. Durch die zusätzliche Schichtgruppe wird in manchen Fällen mehr Personal benötigt. So kann sichergestellt werden, dass wichtige Rollen wie Führungskräfte oder spezialisierte Mitarbeiter in jeder Schicht abgedeckt sind.
Für die optimale Nutzung des 5-Schichtsystems ist der Einsatz spezialisierter Schichtplanungssoftware unerlässlich. Derartige Software kann dank KI-Unterstützung auch in komplexen Schichtsystemen eine kontinuierliche Schichtabdeckung sicherstellen und ermöglicht es, Schichtbewerbungen DSGVO-konform und rechtssicher abzuwickeln.
5 Tipps zur Steigerung der Effizienz
1. Beachtung von Pausen und Ruhezeiten
Auch wenn Mitarbeiter die Möglichkeit haben, sich selbst auf Schichten zu bewerben, müssen Arbeitgeber sicherstellen, dass gesetzliche Vorschriften für Pausen und Ruhezeiten eingehalten werden. Dies ist aber nicht nur aus rechtlicher Sicht wichtig, sondern auch entscheidend für die Effizienz und Gesundheit der Mitarbeiter. Ausreichend erholte Mitarbeiter machen weniger Fehler und arbeiten produktiver. Aus diesem Grund sollten Ruhezeiten in jedem Schichtplan von Anfang an berücksichtigt werden.
Moderne Schichtplanungstools spielen dabei eine zentrale Rolle, indem sie automatisch sicherstellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. Derartige Softwarelösungen ermöglichen es, die Komplexität des 5-Schichtsystems zu handhaben und verbessern gleichzeitig sowohl die Arbeitsqualität als auch das Wohlbefinden der Mitarbeiter.
2. Berücksichtigung von Schichtpräferenzen
Die Berücksichtigung von Schichtpräferenzen der Mitarbeiter kann entscheidend dazu beitragen, Abwesenheiten zu reduzieren. Mitarbeiter, die in den von ihnen bevorzugten Schichten arbeiten, sind tendenziell zufriedener und weniger anfällig für unvorhergesehene Abwesenheiten.
Dedizierte Schichtplanungssoftware ermöglicht es, diese Präferenzen automatisch zu integrieren und bietet Planern Flexibilität dabei, wie stark diese Wünsche in der Schichtplanerstellung berücksichtigt werden sollen. Der Einsatz solcher Tools ermöglicht es, Mitarbeiter mehr einzubinden, was zu einer höheren Produktivität und Zufriedenheit der Belegschaft führt.
3. Ausschreibung offener Schichten
Um den Personalbedarf effektiv zu decken, ist es entscheidend, flexibel auf Abwesenheiten und Mehrbedarf reagieren zu können. Das Einplanen von Bringschichten ermöglicht es, gezielt auf erhöhten Personalbedarf zu reagieren und Engpässe zu vermeiden.
Mit KI-gestützten Schichtplanungstools können offene Schichten ausgeschrieben werden, auf die sich Mitarbeiter eigenständig bewerben können. Dieser Ansatz bietet Planern die notwendige Flexibilität, um den Betriebsablauf reibungslos aufrechtzuerhalten und schnell auf unvorhergesehene Abwesenheiten zu reagieren.
4. Verwendung von Schichtrotationen
Der Einsatz von Schichtrotation gewährleistet eine gerechtere Verteilung der Arbeitszeiten, sodass Mitarbeiter nicht über längere Zeiträume hinweg in Nachtschichten eingeplant werden und Erfahrung in verschiedenen Arbeitsbereichen sammeln können.
Moderne Schichtplanungssoftware ermöglicht es, Schichtrotationen automatisiert zu planen, um eine ausgewogene Verteilung der Schichten sicherzustellen. Dies fördert die Zufriedenheit der Mitarbeiter und minimiert Ausfälle.
5. Nutzung von KI-gestützten Schichtplanungslösungen
Der Einsatz von KI-gestützten Schichtplanungslösungen, die die Verfügbarkeiten, Qualifikationen und Mitarbeiterpräferenzen berücksichtigen, ermöglicht eine deutlich effizientere Personaleinsatzplanung. Diese Systeme berücksichtigen dabei mühelos verschiedene Faktoren wie gesetzliche Anforderungen, Abwesenheiten und Qualifikationen. Dadurch wird eine optimale Schichtbesetzung sichergestellt, was zu einer optimierten Ressourcennutzung und reduzierten Betriebskosten führt.
Automatisierte Schichtplanung mit shyftplan
5-Schichtsysteme bieten sowohl Herausforderungen als auch Chancen. Sie ermöglichen einen durchgehenden Betrieb, erfordern aber eine sorgfältige Planung, um die Gesundheit und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu gewährleisten. Für kleinere Betriebe lässt sich diese Komplexität eventuell noch mit Lösungen wie Excel o. ä. bewältigen. In größeren Unternehmen, vor allem in der Industrie, ist eine automatisierte Lösung unerlässlich.
shyftplan hat sich auf die effiziente und automatisierte Umsetzung von Schichtmodellen im industriellen Bereich spezialisiert. Mithilfe von KI können komplexe Schichtpläne auf Knopfdruck erstellt werden. Besonders in großen Unternehmen mit umfangreichen Fertigungsprozessen und vielfältigen Qualifikationsanforderungen ermöglicht shyftplan so eine erhebliche Zeitersparnis bei der Planung. Durch die Integration in ERP- und Personalmanagementsysteme kann shyftplan in Echtzeit auf kurzfristige Abwesenheiten reagieren und ermittelt algorithmisch stets die optimale Nachbesetzung.
Wie Siemens Energy mit KI-gestützter Schichtplanung neue Maßstäbe setzt
Siemens Energy ist ein Paradebeispiel dafür, wie KI-unterstützte Schichtplanung die Mitarbeiterzufriedenheit verbessert und mehr Effizienz ermöglicht. In unserer gemeinsamen Case Study erfahren Sie, wie Siemens Energy durch shyftplan die Maschinenauslastung um bis zu 50 % erhöhen und dabei eine Mitarbeiterzufriedenheit von 98 % erreichen konnte.
Beim Datenschutz ist das Gesetz für Dienstpläne eindeutig: Nicht jeder Mitarbeiter hat einen Anspruch darauf, den gesamten Schichttplan einzusehen. Genauso hat jeder Mitarbeiter das Recht, eine Veröffentlichung des Dienstplans zu verhindern – auch innerhalb des Unternehmens.
Da bei einem Dienstplan personenbezogene Daten benötigt werden, greift hier selbstverständlich auch der Datenschutz. So darf ein Schichtplan nicht einfach für alle sichtbar ausgehängt und schon gar nicht abfotografiert und beispielsweise per Messenger verschickt werden – was aber insbesondere bei kleineren Betrieben oft der Fall ist. Doch auch in größeren Betrieben gibt es eine problematische Beziehung zwischen Dienstplan und Datenschutz: Gibt es zum Beispiel ein Excel-Dokument, auf das alle Mitarbeiter zugreifen und somit die persönlichen Daten Dritter einsehen können, wird der Datenschutz verletzt. Daher gilt: Ein Schichtplan ist ein Dokument mit vertraulichen, persönlichen Daten und sollte auch als ein solches behandelt werden.
Hängen Sie Schichtpläne niemals öffentlich aus. Schicken Sie keine Fotos von Schichtplänen an Ihre Mitarbeiter. Beschränken Sie den Zugriff der Mitarbeiter auf Dienstplan-Dateien, etwa im Intranet. Sorgen Sie dafür, dass jeder Mitarbeiter nur seine eigenen Daten einsehen kann. Eine Dienstplanungssoftware kann dabei helfen, einen datenschutzkonformen Dienstplan zu erstellen. Damit sind vor allem größere Unternehmen auf der sicheren Seite, da intelligente Lösungen bei der Erstellung von Dienstplänen auch auf Gesetze und rechtliche Vorgaben achten.
