Schichtplanung im 4-Schichtsystem: 5 Tipps für maximale Effizienz
Erfahren Sie, wie das 4-Schichtsystem die Effizienz in Ihrem Unternehmen steigert und ob es das richtige Modell für Sie ist.
Die Wahl und Umsetzung des optimalen Schichtmodells sind von großer Bedeutung, um einen ununterbrochenen Betrieb zu garantieren – besonders in der produzierenden Industrie. In diesem Blog erfahren Sie, ob das 4-Schichtsystem zu Ihrem Betrieb passt und wie Sie die Produktivität Ihres Unternehmens steigern und gleichzeitig die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter langfristig verbessern können.
Inhaltsverzeichnis
Was ist ein 4-Schichtsystem?
Das 4-Schichtsystem ist ein Schichtarbeitsmodell, bei dem die Mitarbeiter in vier Schichtgruppen aufgeteilt werden, die nach einem festgelegten Plan durch die verschiedenen Schichten rotieren. Ähnlich wie bei anderen Schichtmodellen umfassen diese Schichten in der Regel die klassischen Früh-, Spät- und Nachtschichten.
Für welche Branchen eignet sich das 4-Schichtsystem?
In modernen Unternehmen ab 100 Personen hat sich das 4-Schichtsystem als neuer Standard etabliert. Wie auch im 5-Schichtsystem, wird das Modell oft in Unternehmen verwendet, die tariflichen Vereinbarungen unterliegen. Das Schichtsystem ist besonders geeignet für Branchen, in denen Produktionsanlagen nicht oder nur mit erheblichen Kosten abgeschaltet werden können, wie etwa in der Industrieproduktion oder der Energieversorgung. Auch im Gesundheitswesen und bei Notfalldiensten wird das 4-Schichtsystem genutzt.
Was spricht für das 4-Schichtsystem?
Besonders in Bereichen, wo am Wochenende oft weniger Nachfrage besteht, bringt das 4-Schichtsystem Vorteile mit sich. Es reduziert die Wochenendarbeit und konzentriert sich auf die Hauptarbeitszeiten, was die Kosteneffizienz steigert. Das System sorgt für eine gleichmäßige Auslastung der Produktionskapazitäten und reduziert Überstunden sowie kurzfristige Anpassungen. Zudem ermöglicht es eine flexible Anpassung an saisonale Produktionsspitzen oder unregelmäßige Nachfrage, wodurch der Betrieb effizienter auf Änderungen reagieren kann. Das 4-Schichtsystem hilft auch, Personalengpässe besser zu bewältigen, da es eine gleichmäßige Verteilung der Arbeitsstunden erlaubt und die Personalplanung vereinfacht. Insgesamt sorgt das System für eine stabile und planbare Produktion, die den spezifischen Anforderungen der Branche gerecht wird und die Nutzung der Arbeitszeiten und Ressourcen optimiert.
Herausforderungen im 4-Schichtsystem
Eine der Herausforderungen im 4-Schichtsystem besteht darin, einen geeigneten Schichtplan zu erstellen, der sowohl den gesetzlichen Vorgaben als auch den Bedürfnissen der Belegschaft gerecht wird. Die komplexe Struktur dieses Modells bringt einen höheren Verwaltungsaufwand mit sich, da die Arbeitszeiten genau abgestimmt werden müssen, um Pausen- und Ruhezeitregelungen einzuhalten. Durch die Einführung einer zusätzlichen Schichtgruppe kann in einigen Fällen mehr Personal erforderlich sein, um sicherzustellen, dass wichtige Positionen, wie Führungskräfte oder spezialisierte Fachkräfte, in jeder Schicht besetzt sind.
Der Verwaltungsaufwand durch die Schichtgruppen und ihre Rotationen im 4-Schichtsystem kann erheblich sein, besonders wenn Mitarbeiter sich selbständig auf Schichten bewerben können. Das volle Potenzial dieses Systems wird daher erst durch den Einsatz dedizierter Schichtplanungssoftware ausgeschöpft, die in der Lage ist, seine Komplexität zu bewältigen und eine lückenlose Abdeckung zu gewährleisten. Solche Software ermöglicht es, Schichtbewerbungen DSGVO-konform und rechtssicher zu verwalten.
Rotationsmodelle im 4-Schichtsystem
In der herstellenden Industrie werden vor allem zwei Varianten des 4-Schichtsystems verwendet: das 4×4-Schema und der Panamaplan.
4x4-Schema
Dieses Schema kommt in der Industrie am häufigsten vor. Hier werden die Schichten in vier rotierende Gruppen aufgeteilt: Frühschicht, Spätschicht, Nachtschicht und Freischicht. Die Mitarbeiter durchlaufen jede Schicht, bis sie wieder bei der ersten Schicht beginnen. Durch dieses Schema können ausreichende Ruhezeiten sichergestellt und repetitive Muster vermieden werden.
Panamaplan
Der Panamaplan, auch bekannt als 2-2-3-Schema, ist ein weiteres Modell zur Schichtplanung in der herstellenden Industrie mit kontinuierlichem Betrieb. Es gibt 4 Schichtgruppen mit jeweils 12 Stunden, sodass am Tag 2 Schichtgruppen arbeiten. Die einzelnen Gruppen arbeiten im folgenden Rhythmus: 2 Tage arbeiten, 2 Tage frei, 3 Tage arbeiten, 2 Tage frei. Alle Schichtgruppen haben dadurch jedes zweite Wochenende frei.
5 Tipps zur Steigerung der Effizienz
1. Einhaltung von Pausen und Ruhezeiten
Auch wenn Mitarbeiter die Möglichkeit haben, sich selbst auf Schichten zu bewerben, müssen Arbeitgeber sicherstellen, dass gesetzliche Vorschriften für Pausen und Ruhezeiten eingehalten werden. Dies ist aber nicht nur aus rechtlicher Sicht wichtig, sondern auch entscheidend für die Effizienz und Gesundheit der Mitarbeiter. Ausreichend erholte Mitarbeiter machen weniger Fehler und arbeiten produktiver. Aus diesem Grund sollten Ruhezeiten in jedem Schichtplan von Anfang an berücksichtigt werden.
Moderne Schichtplanungstools spielen dabei eine zentrale Rolle, indem sie automatisch sicherstellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. Derartige Softwarelösungen ermöglichen es, die Komplexität des 5-Schichtsystems zu handhaben und verbessern gleichzeitig sowohl die Arbeitsqualität als auch das Wohlbefinden der Mitarbeiter.
2. Berücksichtigung von Schichtpräferenzen
Die Berücksichtigung von Schichtpräferenzen der Mitarbeiter kann grundlegend dazu beitragen, Abwesenheiten zu minimieren. Wenn Mitarbeiter in ihren bevorzugten Schichten arbeiten, sind sie in der Regel zufriedener und weniger geneigt, unvorhergesehen auszufallen.
Moderne Schichtplanungssoftware ermöglicht es, Mitarbeiterpräferenzen automatisch zu berücksichtigen. So können Planer flexibel entscheiden, wie stark diese Präferenzen in die Planung einfließen sollen und die Wahrscheinlichkeit von Ausfällen verringern.
3. Ausschreibung offener Schichten
Um den Bedarf zu decken, ist es entscheidend, flexibel auf Abwesenheiten und Mehrbedarf reagieren zu können. Durch das Ausschreiben von offenen Schichten kann zusätzlicher Personalbedarf gezielt gedeckt werden.
KI-gestützte Schichtplanungstools ermöglichen das selbstständige Bewerben auf verfügbare Schichten. Bei kurzfristigen Abwesenheiten können mithilfe solcher Software KI-gestützt passende Alternativbesetzungen vorgeschlagen werden.
4. Verwendung von Schichtrotationen
Durch den Einsatz von Schichtrotation wird eine fairere Verteilung der einzelnen Schichten gewährleistet, sodass Mitarbeiter beispielsweise nicht über längere Zeiträume hinweg in Nachtschichten arbeiten müssen und Erfahrung in verschiedenen Arbeitsbereichen sammeln können.
Moderne Schichtplanungssoftware sorgt mithilfe von automatisierten Schichtrotationen für eine gerechte Aufteilung der einzelnen Schichten. Das steigert die Mitarbeiterzufriedenheit und minimiert Ausfälle.
5. Nutzung von KI-gestützten Schichtplanungslösungen
Der Einsatz von KI-gestützten Schichtplanungslösungen, basierend auf Verfügbarkeiten, Qualifikationen und Präferenzen, ermöglicht deutliche Effizienzgewinne in der Schichtplanung. Verschiedene Faktoren wie gesetzliche Vorgaben, Abwesenheiten und Qualifikationen lassen sich so als fester Bestandteil jedes Schichtplans berücksichtigen. Dadurch wird sichergestellt, dass jede Schicht optimal besetzt ist. Zudem führt die verbesserte Ressourcennutzung zu niedrigeren Betriebskosten.
Automatisierte Schichtplanung mit shyftplan
4-Schichtsysteme kann man mit einem Hochleistungsmotor vergleichen. Sie bieten außerordentliches Potenzial für mehr Effizienz, erfordern jedoch auch Fachwissen und präzise Wartung, um ihr Potenzial zu entfalten. Für kleinere Betriebe lässt sich diese Komplexität eventuell noch mit Lösungen wie Excel o. ä. bewältigen. Für effiziente Personaleinsatzplanung in komplexen Industrieunternehmen ist eine automatisierte Lösung jedoch unverzichtbar.
shyftplan hat sich darauf spezialisiert, Schichtmodelle im industriellen Kontext effizient und automatisiert umzusetzen. Mithilfe von KI lassen sich so auch komplexe Schichtpläne per Knopfdruck erstellen. Gerade in großen Unternehmen mit komplexen Fertigungsprozessen und Qualifikationsprofilen lässt sich so enorm viel Zeit bei der Planung sparen. Dank Integration in ERP- und Personalmanagementsystemen kann shyftplan in Echtzeit auf kurzfristige Abwesenheiten reagieren und findet KI-gestützt immer die bestmögliche Nachbesetzung.
Wie Siemens Energy mit KI-gestützter Schichtplanung die Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit maximieren konnte
Siemens Energy ist ein Vorreiter bei der Implementierung von KI-gestützter Schichtplanung und zeigt, wie automatisierte Lösungen die Effizienz und Zufriedenheit steigern können. Erfahren Sie, wie das Unternehmen mit shyftplan seine Schichtplanung revolutioniert hat, die Maschinenauslastung um 50 % steigern und eine Mitarbeiterzufriedenheit von 98 % erreichen konnte.
Da bei einem Dienstplan personenbezogene Daten benötigt werden, greift hier selbstverständlich auch der Datenschutz. So darf ein Schichtplan nicht einfach für alle sichtbar ausgehängt und schon gar nicht abfotografiert und beispielsweise per Messenger verschickt werden – was aber insbesondere bei kleineren Betrieben oft der Fall ist. Doch auch in größeren Betrieben gibt es eine problematische Beziehung zwischen Dienstplan und Datenschutz: Gibt es zum Beispiel ein Excel-Dokument, auf das alle Mitarbeiter zugreifen und somit die persönlichen Daten Dritter einsehen können, wird der Datenschutz verletzt. Daher gilt: Ein Schichtplan ist ein Dokument mit vertraulichen, persönlichen Daten und sollte auch als ein solches behandelt werden.
Beim Datenschutz ist das Gesetz für Dienstpläne eindeutig: Nicht jeder Mitarbeiter hat einen Anspruch darauf, den gesamten Schichttplan einzusehen. Genauso hat jeder Mitarbeiter das Recht, eine Veröffentlichung des Dienstplans zu verhindern – auch innerhalb des Unternehmens.
Hängen Sie Schichtpläne niemals öffentlich aus. Schicken Sie keine Fotos von Schichtplänen an Ihre Mitarbeiter. Beschränken Sie den Zugriff der Mitarbeiter auf Dienstplan-Dateien, etwa im Intranet. Sorgen Sie dafür, dass jeder Mitarbeiter nur seine eigenen Daten einsehen kann. Eine Dienstplanungssoftware kann dabei helfen, einen datenschutzkonformen Dienstplan zu erstellen. Damit sind vor allem größere Unternehmen auf der sicheren Seite, da intelligente Lösungen bei der Erstellung von Dienstplänen auch auf Gesetze und rechtliche Vorgaben achten.
