Abwesenheitsmanagement

Was ist Abwesenheitsmanagement in der Personaleinsatzplanung?

Abwesenheitsmanagement umfasst alle Prozesse, die sicherstellen, dass Fehlzeiten von Mitarbeitern rechtzeitig erkannt, korrekt erfasst und konsequent in der Personaleinsatz-planung und Dienstplanung berücksichtigt werden.

Es unterscheidet dabei zwischen drei Grundtypen:

• Geplante Abwesenheiten sind Erholungsurlaub, Elternzeit, Bildungsurlaub oder Gleittage. Diese lassen sich frühzeitig in den Schichtplan einplanen.
• Ungeplante Abwesenheiten sind die Folge von Krankheit, Arbeitsunfällen oder kurzfristigen Freistellungen. Sie erfordern sofortige Reaktion in der laufenden Schichtplanung.
• Qualifikationsbedingte Freistellungen wie etwa Sicherheitsunterweisungen oder Zertifikatserneuerungen müssen ebenfalls in der Kapazitätsplanung berücksichtigt werden.

Warum ist Abwesenheitsmanagement für Werks- und Produktionsleiter essenziell?

In produzierenden Betrieben mit Mehrschichtbetrieb führt ein fehlender Überblick über Ausfälle direkt zu Problemen: Maschinenstillstände, Lieferengpässe und ungeplante Mehrkosten sind die Folge.

Ein proaktives Abwesenheitsmanagement schützt die Kapazitätsplanung auf mehreren Ebenen:

• Kostenkontrolle
  Es verhindert den teuren, kurzfristigen Einsatz von Leiharbeitern oder massive Überstunden der Stammbelegschaft.
• Prozesssicherheit
  Ausfallquoten werden transparent. Schichtplaner können resilient reagieren, statt reaktiv zu handeln.
• Produktivität
  Reibungsverluste bei der Nachbesetzung werden minimiert. Die Produktionslinien bleiben im Takt.
• Compliance
  Fehlzeiten werden korrekt dokumentiert, was bei Betriebsprüfungen und arbeitsrechtlichen Fragen entscheidend ist.

Abwesenheitsmanagement in der WFM-Software

Die manuelle Verwaltung von Fehlzeiten über Tabellen ist bei komplexen Schichtmodellen fehleranfällig und zeitintensiv. Eine Workforce-Management-Software (WFM-Software) automatisiert den gesamten Prozess.

Echtzeit-Erfassung: Sobald ein Mitarbeiter sich krank meldet, ist der Ausfall sofort im System sichtbar. Der Schichtplaner sieht direkt, welche Schichten betroffen sind und welche qualifizierten Mitarbeiter als Ersatz verfügbar sind.

Automatische Nachbesetzung auf Basis der Qualifikationsmatrix: Die Software schlägt nur Mitarbeiter vor, die die erforderliche Qualifikation für den betroffenen Arbeitsplatz besitzen und deren Arbeitszeitkonto und Ruhezeiten nach Arbeitszeitgesetz nicht verletzt werden.

Auswertung und Reporting: Krankenquoten, Abwesenheitsraten und Trends lassen sich, nach Abteilung, Schichtgruppe oder Zeitraum gefiltert, auf Knopfdruck abrufen. Das schafft die Grundlage für datenbasierte Entscheidungen in der Personalplanung.

Fehlzeitenkennzahlen: Was Produktionsleiter messen sollten

Abwesenheitsmanagement ohne Kennzahlen ist blindes Steuern. Die wichtigsten Kennzahlen im Überblick:

1. Krankenquote: Anteil der krankheitsbedingten Ausfalltage an den Sollarbeitstagen, ausgedrückt in Prozent. Die Berechnung: Krankenquote (%) = (Ausfalltage ÷ Sollarbeitstage) × 100. Ein branchenüblicher Richtwert in der Industrie liegt laut Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) bei rund 7 Prozent.
2. Abwesenheitsquote: Umfasst alle Fehlzeiten (Krankheit, Urlaub, sonstige), nicht nur Krankenausfälle. Die Abwesenheitsquote gibt ein vollständigeres Bild der tatsächlichen Verfügbarkeit.
3. Nettopersonalkapazität: Bruttostunden abzüglich aller Ausfallzeiten. Diese Kennzahl ist die echte Planungsgrundlage für jeden Schichtplan.

Regelmäßige Auswertungen zeigen Muster: Häufen sich Montag-Krankmeldungen? Gibt es Abteilungen mit überdurchschnittlichen Ausfällen? Diese Erkenntnisse ermöglichen gezielte Gegenmaßnahmen, zum Beispiel durch angepasste Schichtmodelle oder präventive Maßnahmen im Arbeitsschutz.

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