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Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Was ist die eAU?
Die eAU ist das digitale Verfahren zur Übermittlung von Arbeitsunfähigkeitsdaten. Früher erhielt der Mitarbeiter die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) auf Papier und gab sie beim Arbeitgeber ab.
Diese Vorlagepflicht ist für gesetzlich Versicherte entfallen. An ihre Stelle tritt der elektronische Abruf durch den Arbeitgeber.
Wichtig: Die Pflicht des Mitarbeiters, sich unverzüglich krank zu melden, bleibt bestehen. Auch die ärztliche Feststellung der Arbeitsunfähigkeit ist weiterhin nötig. Nur der Übertragungsweg der Bescheinigung hat sich geändert.
So läuft das eAU-Verfahren ab
Der Ablauf folgt vier Schritten:
- Der Mitarbeiter meldet sich beim Arbeitgeber krank, zum Beispiel telefonisch oder per App.
- Der Arzt stellt die Arbeitsunfähigkeit fest und übermittelt die Daten digital an die Krankenkasse.
- Der Arbeitgeber fragt die eAU aktiv bei der Krankenkasse ab, meist über das Entgeltabrechnungsprogramm.
- Die Krankenkasse meldet Beginn, voraussichtliche Dauer und Kennzeichen wie Erst- oder Folgebescheinigung zurück.
Einen automatischen Versand an den Arbeitgeber gibt es nicht. Der Abruf ist nur zulässig, wenn ein Beschäftigungsverhältnis besteht und der Mitarbeiter die Arbeitsunfähigkeit gemeldet hat. Diagnosen werden nicht übermittelt.
Für den Schichtbetrieb heißt das: Die Krankmeldung des Mitarbeiters bleibt der Startpunkt. Erst danach kann der Planer den Ausfall im Schichtplan nachbesetzen und die Personalabteilung die eAU abrufen.
Welche Ausnahmen gelten bei der eAU?
Das elektronische Verfahren gilt nicht für alle Fälle. Papierbescheinigungen bleiben unter anderem nötig bei:
- Privatversicherten: Sie reichen die AU weiterhin selbst beim Arbeitgeber ein.
- Auslandsfällen: Bescheinigungen von Ärzten im Ausland laufen meist nicht über das eAU-Verfahren.
- Minijobs in Privathaushalten: Hier ist kein elektronischer Abruf vorgesehen.
- Privatärzten: Ärzte ohne Kassenzulassung stellen weiterhin Papierbescheinigungen aus.
Der Mitarbeiter erhält zudem in der Arztpraxis weiterhin einen Papierausdruck für die eigenen Unterlagen. Er dient als Beweismittel, falls die elektronische Übermittlung scheitert.
eAU und deutsches Arbeitsrecht
Grundlage des Verfahrens ist §5 EFZG. Danach muss der Mitarbeiter die Arbeitsunfähigkeit unverzüglich anzeigen. Dauert sie länger als drei Kalendertage, muss er sie spätestens am darauffolgenden Arbeitstag ärztlich feststellen lassen. Der Arbeitgeber kann die Feststellung auch früher verlangen.
Die abgerufenen eAU-Daten sind Gesundheitsdaten im Sinne der DSGVO. Sie erfordern besonderen Schutz und klare Zugriffsregeln. Bei Detailfragen zu Fristen und Pflichten empfiehlt sich rechtliche Beratung.
Die eAU im Zusammenspiel mit Workforce-Management-Software
In einer Workforce-Management-Software startet der Prozess mit der digitalen Krankmeldung. Der Mitarbeiter meldet die Abwesenheit per App, der Schichtleiter sieht den Ausfall sofort. Das Ausfallmanagement schlägt qualifizierten Ersatz vor. Die Zeitwirtschaft verbucht die Fehlzeit korrekt für die Entgeltfortzahlung.
Der eAU-Abruf selbst läuft in der Regel über das Entgeltabrechnungssystem. Die Workforce-Management-Software liefert dafür den Auslöser: die dokumentierte Krankmeldung mit Beginn und voraussichtlicher Dauer. So greifen Abwesenheitsmanagement, Schichtplanung und Abrechnung ohne Medienbrüche ineinander.
Häufige Fragen zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Muss ich als Mitarbeiter noch einen gelben Schein abgeben?
Gesetzlich Versicherte müssen dem Arbeitgeber keine Papierbescheinigung mehr vorlegen. Die Krankmeldung beim Arbeitgeber bleibt aber Pflicht. Privatversicherte reichen die AU weiterhin selbst ein.
Ab wann darf der Arbeitgeber die eAU abrufen?
Sobald der Mitarbeiter die Arbeitsunfähigkeit gemeldet hat und ein Beschäftigungsverhältnis besteht. Ein Abruf auf Vorrat oder ohne Anlass ist nicht zulässig.
Sieht der Arbeitgeber die Diagnose?
Nein. Die Krankenkasse übermittelt nur Beginn, voraussichtliche Dauer und Angaben wie Erst- oder Folgebescheinigung. Diagnosen bleiben bei Arzt und Krankenkasse.
Was passiert, wenn der elektronische Abruf fehlschlägt?
Der Mitarbeiter besitzt einen Papierausdruck der Bescheinigung aus der Arztpraxis. Dieser dient als Beweismittel. Zudem lässt sich der Abruf später wiederholen.
Gilt die eAU auch für Minijobber?
Ja, für gewerbliche Minijobber gilt das Verfahren. Ausgenommen sind nur Minijobs in Privathaushalten.
