Integrierte Schichtplanung für SAP SuccessFactors. Automatisiert und industrieerprobt.
Arbeitslast
Was ist Arbeitslast?
Arbeitslast hat eine quantitative und eine qualitative Seite. Quantitativ geht es um Stückzahlen, Aufträge oder Arbeitsstunden. Qualitativ geht es um die Komplexität und die körperliche oder geistige Beanspruchung.
Ein häufiges Missverständnis: Eine gleichmäßige Stückzahl bedeutet nicht automatisch eine gleichmäßige Belastung. Ein komplexer Auftrag kann ein Team stärker fordern als zehn einfache. Wer Arbeitslast plant, muss beides berücksichtigen.
Man unterscheidet zwischen Über- und Unterlast. Überlast entsteht, wenn dauerhaft mehr verlangt wird, als zu schaffen ist. Sie führt zu Fehlern, Stress und Ausfällen. Unterlast bedeutet, dass Kapazitäten brachliegen, was Kosten verursacht und demotivieren kann.
Wie funktioniert die Steuerung der Arbeitslast?
In einem Logistikzentrum schwankt das Auftragsvolumen oft stark. Montags türmen sich die Bestellungen, freitags ist es ruhiger. Ein guter Schichtplaner verteilt das Personal deshalb nicht starr, sondern passt es an den erwarteten Bedarf an.
Grundlage dafür ist eine Bedarfsprognose. Sie sagt voraus, wann wie viel Arbeit anfällt. Daraus leitet sich ab, wie viele Mitarbeiter mit welcher Qualifikation gebraucht werden.
Ziel ist eine ausgeglichene Auslastung, bei der niemand dauerhaft überfordert oder unterfordert ist.
Wichtig ist auch die gerechte Verteilung im Team. Wenn immer dieselben Personen die schweren Aufgaben übernehmen, leidet das Arbeitsklima. Eine Qualifikationsmatrix hilft entsprechend, Aufgaben fair und nach Fähigkeiten zu verteilen.
Warum ist die richtige Arbeitslast wichtig?
Eine ausgewogene Arbeitslast wirkt sich direkt auf den Betriebserfolg aus. Bei Überlast steigen Fehlerquote, Krankenstand und Fluktuation. Bei Unterlast sinkt die Wirtschaftlichkeit, weil bezahlte Arbeitszeit nicht genutzt wird.
Für Produktionsleiter bedeutet eine gut gesteuerte Arbeitslast stabilere Prozesse, verlässliche Liefertermine und eine gesündere Belegschaft. Untersuchungen zur Arbeitsbelastung zeigen seit Langem, dass dauerhafte Überlastung das Risiko für körperliche und psychische Erkrankungen erhöht.
Auch rechtlich ist das Thema relevant. Arbeitgeber sind nach dem Arbeitsschutzgesetz verpflichtet, eine Gefährdungsbeurteilung durchzuführen. Diese schließt psychische Belastungen durch zu hohe Arbeitslast ausdrücklich ein.
So vermindert Workforce-Management-Software das Risiko der Überlastung
Das größte Problem bei der Arbeitslast ist oft, dass sie unsichtbar bleibt, bis es zu spät ist. Workforce-Management-Software macht sie sichtbar und planbar, indem sie Auftragsdaten mit der Personalplanung verknüpft.
Auf Basis der Bedarfsprognose berechnet das System, wie viel Personal je Schicht nötig ist, verteilt Aufgaben nach Qualifikation und Verfügbarkeit und warnt, sobald die geplante Last zu hoch wird.
Kennzahlen wie Auslastungsgrad und Mehrarbeit zeigen laufend, ob die Verteilung noch stimmt.
Wo früher das Bauchgefühl entschied, wer wie viel schultert, liegen nun belastbare Zahlen vor. Belastung und Wirtschaftlichkeit lassen sich so in Einklang bringen.
Häufige Fragen zur Arbeitslast
Was ist Arbeitslast in der Personaleinsatzplanung?
Die Arbeitslast beschreibt sowohl die Menge an Arbeit (Stückzahlen, Aufträge, Stunden) als auch deren Komplexität und Beanspruchung.
Eine gleichmäßige Stückzahl bedeutet nicht automatisch eine gleichmäßige Belastung, denn ein komplexer Auftrag kann ein Team stärker fordern als mehrere einfache.
In der Personaleinsatzplanung müssen deshalb immer beide Dimensionen berücksichtigt werden.
Wie lässt sich die Arbeitslast im Team fair verteilen?
Grundlage ist eine Bedarfsprognose, die vorhersagt, wann wie viel Arbeit anfällt. Darauf aufbauend ordnet der Schichtplaner die Kapazität den vorhandenen Qualifikationen zu, meist über eine Qualifikationsmatrix.
Wichtig ist zusätzlich, schwere Aufgaben nicht dauerhaft denselben Personen zuzuweisen, da das sonst das Arbeitsklima belastet.
Was ist der Unterschied zwischen Über- und Unterlast?
Überlast entsteht, wenn dauerhaft mehr verlangt wird, als ein Team leisten kann. Das führt zu mehr Fehlern, Stress und Ausfällen. Unterlast bedeutet umgekehrt, dass Kapazitäten brachliegen, was Kosten verursacht und ebenfalls demotivieren kann.
Welchen Zusammenhang gibt es zwischen Arbeitslast und Burnout?
Dauerhafte Überlastung erhöht nachweislich das Risiko für körperliche und psychische Erkrankungen, Burnout eingeschlossen. Anders als eine einzelne Belastungsspitze entsteht das Risiko durch anhaltend zu hohe Arbeitslast ohne ausreichende Erholungsphasen. Eine vorausschauende Personaleinsatzplanung, die Auslastung sichtbar macht, ist deshalb eine wirksame Präventionsmaßnahme.
Arbeitgeber sind nach dem Arbeitsschutzgesetz verpflichtet, eine Gefährdungsbeurteilung durchzuführen, die ausdrücklich auch psychische Belastungen durch zu hohe Arbeitslast einschließt. Wer die Arbeitslast im Team nicht systematisch erfasst, kann dieser Pflicht kaum nachkommen.
Bei der konkreten Umsetzung empfiehlt sich die Hinzuziehung von Fachexperten oder des Betriebsrats
Wie unterstützt eine WFM-Software bei der Steuerung der Arbeitslast?
Die Software verknüpft Auftragsdaten mit der Personalplanung und macht Arbeitslast dadurch sichtbar, statt sie unsichtbar bleiben zu lassen, bis es zu spät ist.
Sie berechnet auf Basis der Bedarfsprognose, wie viel Personal je Schicht nötig ist, verteilt Aufgaben nach Qualifikation und warnt, sobald die geplante Last zu hoch wird. Kennzahlen wie der Auslastungsgrad zeigen laufend, ob die Verteilung noch stimmt.
