Integrierte Schichtplanung für SAP SuccessFactors. Automatisiert und industrieerprobt.
shyftplan im Einsatz bei Blume 3000
Blume 3000 betreibt 12 Standorte mit Teams von jeweils 5 bis 15 Personen. Um die internen Planungsprozesse zu strukturieren, nutzt das Unternehmen die Software shyftplan.
Im Zuge der Einführung wurde die Verantwortung für die Schichtplanung dezentralisiert und den jeweiligen Store Managern übertragen. Dies ermöglicht eine filialgenaue Planung bei gleichzeitiger Datentransparenz für die Unternehmenszentrale.
„Ich schätze an shyftplan, dass eine sehr effiziente Planung und Zeiterfassung umsetzbar ist und man das richtige Maß an Komplexität und Funktionen hat, die es benötigt, dass es effizient genutzt werden kann.“
Yvonne Jeker
Personalleiterin, Blume 3000
Die Herausforderung: Zentrale Planung und manueller Abstimmungsaufwand
Vor der Umstellung auf shyftplan wurde die Schichtplanung für alle Standorte zentral von einer einzelnen Person durchgeführt. Dieser Prozess wies mehrere strukturelle Herausforderungen auf:
- Mangelnde Übersichtlichkeit: Die verwendeten Methoden boten keine ausreichende Transparenz für die Verwaltung von zwölf Standorten.
- Hoher Kommunikationsaufwand: Die tatsächliche Verfügbarkeit der Mitarbeitenden in den Filialen musste regelmäßig manuell erfragt und abgeglichen werden.
- Ineffiziente Prozesse: Der zentrale Planungsansatz war fehleranfällig und band unverhältnismäßig viele zeitliche Ressourcen in der Verwaltung.
„Ohne shyftplan wäre die Schichtplanung zeitaufwendig, unübersichtlich und teuer.“
Yvonne Jeker
Personalleiterin, Blume 3000
Die Lösung: Dezentralisierung und Nutzung der Mitarbeiter-App
Um die Planungsprozesse zu optimieren, wurde die Schichtplanung in das reguläre Anforderungsprofil der Store Manager integriert. shyftplan dient dabei als technische Grundlage für die Umsetzung:
- Eigenständige Planung vor Ort: Nach entsprechenden Schulungen übernehmen die Store Manager die Dienstplanung für ihre Teams nun selbstständig. Die Software bietet dabei die notwendige Klarheit für den Planungsalltag.
- Informationsbeschaffung via App: Die Mitarbeitenden nutzen die shyftplan App, um auf das Dashboard, ihre eigenen Schichten, den Schichtplan sowie die Urlaubsübersicht zuzugreifen. Dies stellt sicher, dass alle Beteiligten über denselben Informationsstand verfügen.
- Filialübergreifende Einsicht: Obwohl die operative Planung dezentral erfolgt, behält die Personaladministration durch die Software eine vollständige, übergeordnete Übersicht. Dies ermöglicht der Zentrale die Erstellung präziser Listen und Auswertungen.
„Ich würde shyftplan empfehlen, weil man aktiv an der Entwicklung mitwirken darf und Kundenanliegen ernst genommen werden.“
Yvonne Jeker
Personalleiterin, Blume 3000
Die Ergebnisse: Quantifizierbare Zeiteinsparung und Prozessoptimierung
Die Umstellung auf shyftplan und die Dezentralisierung der Planungsprozesse führten bei Blume 3000 zu konkreten, messbaren Effizienzgewinnen:
- Zeiteinsparung in der Zentrale: Im gesamten Prozess der Planung, Zeiterfassung, Kontrolle, digitalen Übermittlung sowie dem Export der Daten für das Lohnprogramm spart die Personaladministration mindestens 1,5 Arbeitstage pro Monat.
- Zeiteinsparung in den Filialen: Durch die vereinfachte Zeiterfassung, Kontrolle und Korrektur sparen die Store Manager auf Standort-Ebene etwa 30 Minuten pro Mitarbeitendem im Monat.
- Betreuung und Weiterentwicklung: Blume 3000 bewertet die Zusammenarbeit mit dem Anbieter positiv. Anfragen werden zeitnah bearbeitet. Zudem besteht die Möglichkeit, durch regelmäßiges Feedback aktiv an der Weiterentwicklung der Software mitzuwirken und eigene Anforderungen in den Entwicklungsprozess einzubringen.
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