Borussia Mönchengladbach plant über 600 Personen mit shyftplan

Effizienz trifft auf Teamwork: Wie Borussia Mönchengladbach durch shyftplan die Schichtplanung in fünf unabhängigen Bereichen optimiert.

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shyftplan im Einsatz bei Borussia Mönchengladbach

Als Profi-Club mit vielfältigen Einsatzfeldern – von der Fohlenakademie über Logenbewirtung bis zu Stadionführungen – braucht Borussia Mönchengladbach eine zentrale, verlässliche Schichtplanung. Mit shyftplan koordiniert der Verein heute über 600 Mitarbeiter und Aushilfen bereichsübergreifend und schafft Transparenz für Planer und Team.

Erfahren Sie in diesem Case, wie Borussia Mönchengladbach shyftplan einsetzt, um die Zusammenarbeit mit HR zu vereinfachen, Nachbesetzungen zu beschleunigen und Planungssicherheit zu erhöhen.

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„shyftplan ist für uns eine Bereicherung und eine Erleichterung der Arbeitsprozesse.“

Ralf Inderdohnen

Leiter Fohlenakademie & internationale Projekte, Borussia Mönchengladbach

Die Herausforderung: Viele Bereiche, viele Aushilfen, wenig Transparenz

Vor der Einführung von shyftplan erfolgte die Planung manuell in Excel sowie per E-Mail und Telefon – über mehrere Fachabteilungen hinweg.

Die Folgen:

Hoher Abstimmungsaufwand und Fehleranfälligkeit bei Camps, Führungen, Shops und Gastronomie.
Geringe Transparenz über Unterdeckungen; Nachbesetzungen dauerten.
Aufwendige Übergaben an HR: Listenexporte, Rückfragen und Korrekturschleifen.
Skalierungsgrenze: Rund 10 Planer koordinierten >600 Personen in fünf unabhängigen Bereichen – neben ihrer Haupttätigkeit.

„Ohne eine zentrale Lösung ließe sich diese Anzahl an Personen und Abteilungen nicht effizient steuern.“

Eva Mackes

Team Digitale Transformation, Borussia Mönchengladbach

Die Lösung: Zentrale Plattform mit klaren Rollen & stabilen Prozessen

Mit shyftplan strukturiert Borussia Mönchengladbach die Schichtplanung vom Onboarding bis zur Abrechnung:

Setup & Rollen: Die Personalabteilung legt Mitarbeiter an, steuert Rechte und übernimmt die monatliche Abrechnung auf Basis der in shyftplan erfassten Zeiten.
Onboarding & Support: Key-User (u. a. Ralf Inderdohnen) wurden geschult; Release-News, Webinare und Academy erleichtern die Einarbeitung neuer Kollegen.

Einsatzgebiete:

Fohlenakademie (Camps & Förderkurse): ca. 100 Schichtpläne pro Jahr
Gastronomie & Logenbewirtung: u. a. 42 Logen
Merchandise-Shops: Stadion und Innenstadt
Museum
Stadionführungen
Ordnungsdienst: täglicher Betrieb rund ums Stadion

Die Ergebnisse: Weniger Aufwand, mehr Tempo, höhere Transparenz

Mit shyftplan strukturiert Borussia Mönchengladbach die Schichtplanung vom Onboarding bis zur Abrechnung:

Deutlich weniger Planungsaufwand: Disposition zentral statt Tabellenpflege und Telefonketten – inkl. Selbstbewerbung und klarer Lücken-Sicht.
Schnellere Nachbesetzungen: Offene Schichten werden kurzfristig freigegeben; Push-Mitteilungen sorgen für zügige Abdeckung.
Höhere Transparenz: Unterdeckungen werden früh sichtbar; zielgenaue Sammelinformationen statt Streuverlusten.
Skalierbarkeit im Tagesgeschäft: ~10 Planer koordinieren >600 Personen in fünf Bereichen – ohne Vollzeit-Planungsaufwand.
Bessere Zusammenarbeit mit HR: Einheitliche Datenbasis und klare Prüfschritte gemäß Verträgen & Stundenkontingenten.

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