Die besten Schichtplaner in 2025 im Überblick

Kriterien bei der Auswahl eines Schichtplaners

Bevor Sie sich für ein spezielles Tool oder eine Excel-Lösung entscheiden, sollten Sie die Bedürfnisse Ihres Unternehmens in der Personaleinsatzplanung genau analysieren. Nicht jeder Schichtplaner passt zu jeder Unternehmensstruktur. Hier sind die wichtigsten Kriterien, die Sie bei der Auswahl berücksichtigen sollten:

1. Benutzerfreundlichkeit

Die Bedienbarkeit eines Schichtplaners ist ein wesentlicher Faktor. Um eine hohe Akzeptanz bei den Nutzern zu gewährleisten und die Effizienz zu steigern, sollte die Anwendung einfach zu bedienen sein. Sowohl die Planer als auch die Mitarbeiter müssen sich leicht zurechtfinden können. Eine intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche spielt daher eine entscheidende Rolle für eine effiziente Personaleinsatzplanung.

2. Datensicherheit und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Ein Schichtplaner muss strenge Sicherheitsstandards erfüllen und dabei alle relevanten gesetzlichen Bestimmungen in der Personaleinsatzplanung berücksichtigen. Dies schließt insbesondere die DSGVO sowie das Arbeitsschutzgesetz ein. Darüber hinaus sollte er sicherstellen, dass tarifliche Vereinbarungen und interne Betriebsvereinbarungen ordnungsgemäß eingehalten werden.

3. Funktionen

Schichtplaner sollten über alle wesentlichen Funktionen verfügen, um eine effiziente Personaleinsatzplanung zu gewährleisten. Dazu zählen unter anderem automatisierte Schichtzuweisungen, die Verwaltung von Verfügbarkeiten und die Kontrolle von Überstunden. Diese Funktionen sind entscheidend, um den Planungsprozess zu vereinfachen und Fehler zu minimieren.

4. Flexibilität

Die Schichtplan Software sollte anpassbar sein, um auf fluktuierende Anforderungen, wie veränderte Arbeitszeiten oder kurzfristige Änderungen, reagieren zu können. Dies gilt sowohl für spezialisierte Softwarelösungen als auch für einfache Lösungen wie Excel.

5. Profitabilität

Die Preisstruktur des Schichtplaners sollte transparent und für das Unternehmen wirtschaftlich sinnvoll sein. Neben den Lizenzkosten ist es ebenfalls wichtig, die Ausgaben für Implementierung, Wartung und Schulungen in die Gesamtkalkulation der Personaleinsatzplanung einzubeziehen.

6. Kundensupport und systematisches Onboarding

Um die Einführung und Nutzung des Tools zu unterstützen, ist ein umfassender Kundensupport unerlässlich. Zudem ist es ratsam, vor der Implementierung gemeinsam mit dem Anbieter die Verantwortlichkeiten klar zu definieren, damit der Prozess reibungslos abläuft.

7. Skalierbarkeit

Selbst wenn Sie anfangs nur eine Lösung für einen bestimmten Standort oder Einsatzbereich suchen, sollte die gewählte Anwendung erweiterbar sein. So können Sie den Schichtplaner später auf zusätzliche Mitarbeitende oder Bereiche ausdehnen, ohne bestehende Strukturen zu verändern.

Die besten Schichtplaner-Tools für 2025

1. SchichtplanerOnline

SchichtplanerOnline ist eine webbasierte Anwendung, die speziell für die Anforderungen kleinerer Betriebe entwickelt wurde. Zu den wichtigsten Funktionen zählen die Schichtplanung, ein integriertes Kommunikationssystem für den direkten Austausch mit Mitarbeitern sowie das Abwesenheitsmanagement. Die Online-Lösung reduziert den administrativen Aufwand und unterstützt eine effiziente Personaleinsatzplanung.

Ein besonderes Merkmal von SchichtplanerOnline ist die benutzerfreundliche Oberfläche. Sie ermöglicht es Unternehmen, ihre Schichtpläne effizient und ohne großen Aufwand zu verwalten.

Stärken:

• Einfach zu bedienen dank einer intuitiven Benutzeroberfläche
• Niedrige Lizenzkosten für kleine Betriebe
• Online zugänglich
• Integrierte Kommunikationsfunktion

Geeignet für: 

• SchichtplanerOnline bietet sich besonders für kleinere Betriebe an, die eine einfache, aber effektive Lösung für ihre Personaleinsatzplanung benötigen.

2. Excel / Google Sheets

Excel und Google Sheets zählen zu den am häufigsten genutzten Tabellenkalkulationsprogrammen. Sie finden auch in der einfachen Schichtplanung und Zeiterfassung Anwendung. Besonders kleinere Unternehmen nutzen diese Tools oft zur Personaleinsatzplanung.

Mit Excel und Google Sheets lassen sich Schichtpläne online flexibel gestalten. Formeln und Makros ermöglichen eine Automatisierung sowie eine effizientere Datenverwaltung und -analyse. Zusätzlich bieten Diagramme und Grafiken eine klare visuelle Darstellung der Schichtverteilung, was die Auswertung der Dienstpläne vereinfacht. Die Integration mit anderen Microsoft Office- oder Google Workspace-Tools, wie Outlook, Teams oder Gmail, ist ein weiterer Vorteil.

Für kleine Teams oder Einzelunternehmen, die eine einfache und kostengünstige Lösung suchen, können diese Programme eine geeignete Option sein. In industriellen Umgebungen stoßen sie jedoch schnell an ihre Grenzen. Das Fehlerpotenzial ist hoch, und es fehlt die Anbindung an Personalmanagement- oder Produktionssysteme (MES).

Stärken:

• Kurze Einarbeitungszeit, da die meisten Anwender bereits mit Excel vertraut sind
• Keine zusätzlichen Kosten

Geeignet für: 

• Excel oder Google Sheets sind ideal für kleinere Unternehmen mit einfachen Schichtmodellen, die eine kostengünstige Lösung für ihre Personaleinsatzplanung suchen.

3. shyftplan

shyftplan bietet eine automatisierte Lösung zur Schichtplanung, Personaleinsatzplanung und Zeiterfassung. Das Tool ist ideal für Industrieunternehmen mit über 100 Mitarbeitern. Mithilfe von KI-Technologie findet shyftplan selbst in komplexen Schichtsystemen die optimale Besetzung für jede Schicht. Dabei können Faktoren wie Stammarbeitsplätze, Fairness und vertragliche Verfügbarkeiten individuell gewichtet und in die automatisierte Planung einfließen.

Zusätzlich verfügt shyftplan über eine Anbindung an ERP- und Personalmanagementsysteme, die eine Echtzeit-Synchronisation von Abwesenheiten und Stundenkonten ermöglicht. Bei kurzfristigen Abwesenheiten oder einem erhöhten Personalbedarf schlägt shyftplan geeignete Alternativen vor und berücksichtigt dabei Qualifikationen und Verfügbarkeiten der Mitarbeiter. Als zertifizierter SAP-Partner bietet shyftplan Standardschnittstellen zu Lösungen wie SAP SuccessFactors, SAP HANA, SAP HANA Cloud, SAP HCM und SAP APO.

Mitarbeiter können über die benutzerfreundliche shyftplan-App unkompliziert Abwesenheiten und Krankmeldungen eintragen sowie DSGVO-konform mit ihren Vorgesetzten kommunizieren. Außerdem stehen Funktionen für eigenständige Schichtwechsel zur Verfügung, die nach Bedarf freigeschaltet werden können.

Stärken: 

• Automatisierte Erstellung von Schichtplänen unter Berücksichtigung von Qualifikationen und Verfügbarkeiten
• Echtzeit-Synchronisation von Mitarbeiterdaten
• Anbindung an alle gängigen HCM-Systeme
• KI-gestützte Vorschläge für Nachbesetzungen
• Mitarbeiter-App
• Anwenderfreundliche Oberfläche

Geeignet für:

• shyftplan ist besonders gut geeignet für mittelgroße und große Industrieunternehmen mit umfangreichen Fertigungsprozessen

4. Aplano

Aplano ist eine online-basierte Lösung zur Personaleinsatzplanung. Der Schichtplaner bietet Funktionen zur Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung und mehrere Ansichtsmöglichkeiten für Dienstpläne. Der Schichtplaner arbeitet in Echtzeit und kann auf verschiedenen Geräten genutzt werden.

Stärken:

• Einfache Bedienung durch intuitive Benutzeroberfläche
• Echtzeit-Updates
• Kostenlose Testversion

Geeignet für:

• Aplano ist ideal geeignet für Unternehmen jeder Größe, besonders in den Bereichen Gastronomie, Einzelhandel und Pflege.

5. Staffomatic

Staffomatic ist ein online Schichtplaner für Unternehmen im Dienstleistungssektor, der es ermöglicht Dienstpläne schnell und effizient zu erstellen. Mitarbeiter können ihre Verfügbarkeiten eingeben, Schichtwechsel anfragen und Abwesenheiten melden.

Der Schichtplaner bietet Funktionen zur Zeiterfassung und zum Abwesenheitsmanagement und unterstützt Unternehmen dabei, gesetzliche Arbeitszeitvorgaben sowie interne Richtlinien einzuhalten. Durch die einfache Benutzeroberfläche ist Staffomatic intuitiv zu bedienen, was eine schnelle Einarbeitung ermöglicht.

Stärken:

• Schnelle und einfache Erstellung von Schichtplänen
• Intuitive Benutzeroberfläche
• Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
• Mitarbeiter-App

Geeignet für:

• Staffomatic eignet sich für Unternehmen verschiedener Größen im Dienstleistungssektor.

6. MeinSchichtplan / ShiftJuggler

MeinSchichtplan ist ein webbasiertes Tool, das ermöglicht, Schichtpläne in wenigen Schritten zu erstellen und diese nach Fertigstellung für Mitarbeiter freizugeben. Mitarbeiter erhalten automatisch Benachrichtigungen, wenn ein neuer Plan veröffentlicht wird.

Die Nutzung von MeinSchichtplan ist kostenlos. Für Unternehmen, die erweiterte Funktionen benötigen, steht die kostenpflichtige Variante ShiftJuggler zur Verfügung. Diese bietet zusätzliche Features wie automatische Backups und integrierte Zeiterfassung.​

Stärken:

• Einfache Erstellung von Schichtplänen
• Kostenlose Nutzung in vollem Umfang
• Automatische Benachrichtigungen für Mitarbeiter

Geeignet für:

• MeinSchichtplan eignet sich für Unternehmen mit unkomplizierten Schichtmodellen, die eine pragmatische Lösung zur Personaleinsatzplanung suchen.

7. Schichtplaner5

Schichtplaner5 ist ein Tool zur Personaleinsatzplanung für Unternehmen unterschiedlicher Branchen. Die Anwendung ermöglicht eine unkomplizierte Erstellung und Anpassung von Schichtplänen, die sowohl den Bedürfnissen der Mitarbeiter als auch denen des Unternehmens entsprechen. Mitarbeiter können ihre Verfügbarkeiten angeben und Schichtwechsel anfragen, was die Planung flexibler gestaltet.

Die Anwendung bietet zudem Funktionen zur Abwesenheitsverwaltung, Zeiterfassung und Kommunikation innerhalb des Teams. Durch die Möglichkeit, gesetzliche Vorgaben und tarifliche Regelungen zu berücksichtigen, unterstützt Schichtplaner5 die Einhaltung relevanter Arbeitszeitgesetze.

Stärken:

• Kurze Einarbeitungszeit für neue Nutzer
• Intuitive Bedienung für eine einfache Handhabung
• Branchenunabhängig einsetzbar für verschiedene Sektoren
• Kostenlose Testversion zum Ausprobieren der Funktionen
• Günstige Lizenzpreise

Geeignet für:

• Schichtplaner5 eignet sich für Unternehmen mit unkomplizierten Schichtmodellen, die eine einfache Lösung für ihre Personaleinsatzplanung benötigen.

8. Planerio

Planerio ist ein speziell für das Gesundheitswesen entwickeltes Tool zur Personaleinsatzplanung. Es bietet eine optimale Lösung für die häufig wechselnden Schichtanforderungen und die notwendige Flexibilität in Kliniken, Pflegeeinrichtungen sowie Arztpraxen.

Mit der Anwendung können Schichtpläne intelligent erstellt werden, indem Verfügbarkeiten, Qualifikationen und Vorlieben der Mitarbeiter berücksichtigt werden. Zudem sorgt das Tool dafür, dass gesetzliche Arbeitszeitvorgaben, tarifliche Regelungen und interne Richtlinien eingehalten werden – ein entscheidender Faktor im Gesundheitsbereich. Neben der Schichtplanung bietet Planerio auch Funktionen zur Zeiterfassung und zum Abwesenheitsmanagement.

Der Schichtplaner lässt sich nahtlos in vorhandene Krankenhaus- und Pflegesysteme integrieren, wodurch die Verwaltung von Personal- und Patientendaten erleichtert wird.

Stärken:

• Speziell auf die Bedürfnisse des Gesundheitswesens abgestimmt
• Benutzerfreundlich trotz komplexer Anforderungen im Gesundheitswesen
• Für kleine Praxen ebenso geeignet wie für große Kliniken
• Berücksichtigt gesetzliche und tarifliche Vorgaben
• Mitarbeiter-App

Geeignet für: 

• Planerio eignet sich besonders für Kliniken, Pflegeheime und Arztpraxen.

Der richtige Schichtplaner für Ihr Unternehmen

Jetzt haben Sie einen umfassenden Überblick über die gängigsten Schichtplaner-Tools für die Personaleinsatzplanung. Wie Sie sehen, gibt es keine universelle Antwort für eine effektive Schichtplanung. Welcher der beste Anbieter für Ihr Unternehmen ist, hängt stark von Ihren spezifischen Bedürfnissen und Anforderungen ab.

Um Ihnen bei der Identifizierung dieser Bedürfnisse zu helfen, haben wir Ihnen einen ausführlichen Leitfaden erstellt. Sie können diesen kostenlos herunterladen, um wertvolle Hinweise zur Auswahl der richtigen Software für Ihr Unternehmen zu erhalten.