SAP SuccessFactors in der Produktion: Von der Verwaltung zur operativen Steuerung
Weshalb eine spezialisierte Erweiterung für die Schichtplanung notwendig ist
Die Digitalisierung der Personalprozesse ist in der Industrie heute ein Standard. Viele Unternehmen entscheiden sich für die Suite von SAP, um ihre Verwaltung zentral zu steuern. Doch die Nutzung von SAP SuccessFactors in der Produktion stellt viele Betriebe vor praktische Herausforderungen. Während die Verwaltung digital arbeitet, nutzen Schichtleiter in der Werkhalle weiterhin Tabellenkalkulationen oder handschriftliche Notizen. Kurzfristige Ausfälle werden telefonisch oder über private Nachrichtendienste geklärt.
Daraus resultiert oft ein grundlegendes Missverständnis über die Rolle von SAP SuccessFactors in der Produktion. Es besteht die Annahme, dass eine Software für die Personalwirtschaft automatisch auch die Anforderungen der Schichtplanung abdeckt. Dieser Artikel erläutert, warum shyftplan keine Alternative, sondern eine notwendige funktionale Erweiterung ist, um die Personaleinsatzplanung effizient und sicher zu gestalten.
Inhaltsverzeichnis
Die funktionale Abgrenzung: Verwaltung vs. operative Steuerung
Um den Mehrwert der Kombination beider Systeme zu verstehen, ist eine klare Unterscheidung der Aufgabenbereiche notwendig. Damit SAP SuccessFactors in der Produktion sein volles Potenzial entfalten kann, muss erkannt werden, wo die Verwaltung endet und die Steuerung beginnt.
SAP SuccessFactors als strategische Basis
Dieses System ist darauf ausgelegt, langfristige und verwaltende Prozesse abzubilden. Es ist die führende Quelle für alle personenbezogenen Stammdaten, Vertragsdetails und Kompetenzentwicklungen.
shyftplan als operative Anwendung
Die Fertigung arbeitet in kurzen Zyklen. shyftplan ist darauf spezialisiert, diese kurzfristige Dynamik zu steuern. Es beantwortet operative Fragen zur Schichtbesetzung in Echtzeit. Standard-HR-Systeme sind für diese hochfrequente Planung oft zu starr. Wer SAP SuccessFactors in der Produktion ohne spezialisierte operative Ebene nutzt, stößt hier an Grenzen.
Die Risiken manueller Planung und isolierter Lösungen
Wenn Unternehmen versuchen, die Lücke zwischen dem SAP-System und der Realität in der Werkhalle mit Tabellenkalkulationen (z. B. Excel) zu schließen, entstehen erhebliche Risiken. Dies gefährdet den Erfolg von SAP SuccessFactors in der Produktion massiv.
Fehlende Logik und Prüfung
Eine Tabellenkalkulation kennt keine Arbeitsgesetze. Sie warnt den Planer nicht automatisch, wenn ein Mitarbeiter die gesetzliche Ruhezeit von 11 Stunden unterschreitet oder wenn eine Qualifikation abgelaufen ist. Die Verantwortung für diese Prüfungen liegt allein beim Menschen, was hohen manuellen Aufwand bedeutet und die Fehlerquote drastisch erhöht.
Mangelnde Datensicherheit und Datenschutz
Lokale Dateien werden oft per E-Mail versendet. Es existieren häufig mehrere Versionen eines Plans gleichzeitig, was zu Missverständnissen führt. Zudem entziehen sich diese Dateien oft den strengen Datenschutzvorgaben des Unternehmens, da personenbezogene Daten (wie Krankmeldungen) ungeschützt verarbeitet werden.
Abhängigkeit von Einzelpersonen
Oft basieren diese manuellen Lösungen auf dem Wissen einzelner Mitarbeiter, die komplexe Formeln erstellt haben oder ihre Mitarbeiter aufgrund jahrelanger Zusammenarbeit im Detail kennen. Verlässt diese Person das Unternehmen, ist das System für Nachfolger kaum bedienbar.
Wirtschaftliche Faktoren: Versteckte Kosten vermeiden
Die Einführung einer spezialisierten Software wie shyftplan ist eine Investition, die sich durch die Vermeidung unnötiger Betriebskosten amortisiert. Damit sich der Einsatz von SAP SuccessFactors auch in der Produktion wirtschaftlich rechnet, optimiert eine solche operative Software die folgenden Faktoren:
Reduzierung von Leiharbeit
Ohne transparenten Überblick über die eigene Belegschaft greifen Unternehmen bei Personalengpässen vorschnell auf teure Zeitarbeit zurück. shyftplan identifiziert in Echtzeit verfügbare angestellte Mitarbeiter. So werden interne Kapazitäten optimal genutzt, bevor externe Kosten entstehen.
Vermeidung unnötiger Zuschläge
Manuelle Planung verliert oft den Überblick über Arbeitszeitkonten. Häufig werden Mitarbeiter eingeteilt, die bereits viele Überstunden angesammelt haben, was teure Zuschläge auslöst. Eine automatisierte Planung berücksichtigt die aktuellen Salden und schlägt Mitarbeiter vor, die ihre vertragliche Arbeitszeit noch nicht erreicht haben. Dies sorgt für eine gleichmäßige Auslastung, steigert die Zufriedenheit und das Gefühl von Fairness.
Senkung des administrativen Aufwands
Hochqualifizierte Personalreferenten und Schichtleiter verbringen oft Stunden mit der manuellen Datenpflege, dem Abtippen von Stundenzetteln und der Korrektur von Fehlern. Durch die Automatisierung dieser Prozesse wird Arbeitszeit frei, die für wertschöpfende Tätigkeiten wie Weiterbildung der Teams oder Prozessoptimierung genutzt werden kann.
Rechtssicherheit und Compliance
In der Industrie gelten strenge rechtliche Vorgaben. Die Anforderungen an die Planung in der Produktion sind im Bereich Compliance besonders hoch. Bei Verstößen gegen Ruhezeiten haften Führungskräfte unter Umständen persönlich. Eine manuelle Kontrolle ist im hektischen Tagesgeschäft kaum möglich. shyftplan prüft jede Zuweisung im Hintergrund gegen die hinterlegten Regelwerke und unterbindet Verstöße technisch. Zudem fordern Kunden und Behörden oft Jahre später Nachweise. shyftplan dokumentiert jede Schichtbesetzung lückenlos. Dies garantiert eine problemlose Beweisführung bei Audits.
Technische Integration: Ein nahtloser Prozess
Die Sorge vor einer komplizierten IT-Landschaft ist unbegründet. Die technische Einbindung von SAP SuccessFactors in der Produktion über shyftplan erfolgt nahtlos über Schnittstellen.
Der Datenfluss im Detail
- Stammdaten-Import: SAP SuccessFactors bleibt das führende System. Informationen zu neuen Mitarbeitern, Vertragsdaten oder langfristigen Abwesenheiten werden automatisch an shyftplan übertragen.
- Operative Planung: Die Disposition der Schichten erfolgt in shyftplan unter Berücksichtigung von Qualifikationen und Verfügbarkeiten.
- Rückfluss der Lohndaten: Nach Abschluss der Schichten werden die tatsächlich geleisteten Zeiten, inklusive aller Zuschläge und Bewertungen, automatisch an das SAP-System zur Entgeltabrechnung übermittelt.
Dies eliminiert die manuelle Doppelerfassung von Daten und verhindert Übertragungsfehler, die später zu falschen Lohnabrechnungen führen könnten.
Strategische Verwaltung und operative Exzellenz
Die Kombination von SAP und shyftplan ermöglicht eine durchgängig digitale Prozesskette. Unternehmen müssen sich nicht zwischen Verwaltung und operativer Steuerung entscheiden. Die Ergänzung durch shyftplan macht SAP SuccessFactors in der Produktion erst vollständig.
Durch die Ergänzung des SAP-Standards mit shyftplan erreichen produzierende Unternehmen:
- Rechtssicherheit durch automatische Regelprüfung.
- Kosteneffizienz durch optimierten Personaleinsatz.
- Mitarbeiterzufriedenheit durch Transparenz und Partizipation via App.
Wer heute noch auf Improvisation setzt, akzeptiert unnötige Kosten und Risiken. Die Professionalisierung der Schichtplanung ist der logische nächste Schritt nach der Digitalisierung der HR-Verwaltung.
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Beim Datenschutz ist das Gesetz für Dienstpläne eindeutig: Nicht jeder Mitarbeiter hat einen Anspruch darauf, den gesamten Schichttplan einzusehen. Genauso hat jeder Mitarbeiter das Recht, eine Veröffentlichung des Dienstplans zu verhindern – auch innerhalb des Unternehmens.
Der Gesamtpreis für Ihr Unternehmen setzt sich aus dem Lizenzpreis für das Professional oder Enterprise Paket und der Anzahl der zu verplanenden Mitarbeitern zusammen. Kontaktieren Sie uns gerne für ein konkretes Angebot. Neben dem Lizenzpreis fallen bei shyftplan keine weiteren Kosten an. Somit profitieren Sie von einem klaren Total Cost of Ownership (TOC).
shyftplan ist für Unternehmen mit einer drei- bis fünfstelligen Anzahl an Schichtmitarbeitern ausgelegt. Bei Bedarf kann shyftplan auch für Firmen mit weniger Mitarbeitern eingesetzt werden. Beachten Sie jedoch den Mindestpreis von 700€ pro Monat.
